E-pochta orqali ish yuritish qoidalari. Biznes Letter: namunasi. Qanday e-mail yuborish

O'tgan o'n yil davomida, e-pochta orqali biznes yozishmalar katta mashhurlik sazovor va amaliy muloqot asosiy usullaridan biri bo'ldi. Bugungi kunda amalda aro muloqot elektron pochtadan foydalanish yo'q edi edi bir kishini topish qiyin. Shunga qaramay, ko'p odamlar bugun hayron qanday e-mail yuborish , barcha qoidalari ta'qib qilingan, shunday qilib,? vakolatli harflar yordamida Qabul qiluvchining jo'natuvchi haqida yaxshi taassurot hosil?

Ushbu maqola e-pochta, va e-pochta tayyorlashda to'g'ri ish muloqot o'rganish yordam berish uchun, ushbu maqolada taqdim amaliy maslahat tomonidan ish yuritish qoidalarini tasvirlaydi.

Ko'pchilik faqat yangi xabarlar uchun pochta qutisi tekshirish uchun ularning ish kuni boshlanadi. Lekin, afsuski, axborot almashish, bu usul tarqalgani qaramay, ko'p odamlar to'g'ri muloqot qilish norasmiy tarzda uchun e-pochta orqali olib, ish yuritish tilini qanday foydalanishni bilmaymiz.

Tufayli elektron pochta yetkazib berish tezligi muhim rasmiy hujjatlar, shakllari, ilovalar almashishni osonlashtiradi, ammo bu erda elektron pochta yuborganda, odamlar xatolarga yo'l. Juda tez-tez har qanday fayllar bilan e-mail almashish tayyorlashda birga insholar tashkil qilmaydi har qanday sabablarga ko'ra oluvchi va oluvchilar faoliyatini murakkablashtirishi mumkin mavzuni, mos emas, deb sodir bo'ladi. Qanday e-mail yuborish, va e-pochta orqali biznes yozilgan aloqaning barcha qoidalariga rioya qilish: bu maqolaning maqsadi savolga javob berish?

elektron pochta tuzishda barcha sohalarda to'ldirish shart

Elektron pochta orqali ish yuritish qoidalari kabi qabul qiluvchi va jo'natuvchining manzili va nomi sifatida elektron taqdim barcha sohalarda, to'ldirish uchun jo'natuvchiga talab qiladi. Bu, albatta, qisqacha yuborilgan xat mohiyatini belgilaydigan, bir mavzu sifatida tasvirlangan bo'lishi kerak. Juda tez-tez to'g'ri taqdiri unda belgilangan muammoni hal qilish xat va tezligini yuborgan mavzu bo'yicha tasvirlangan. Biznes vergul bir salomlashish ila boshlash kerak - qabul qiluvchi uchun hurmat, bu oddiy ibora barcha yozishmalar uchun juda muhim ahamiyatga ega. tabrik deb ataladi matn, "maktub tanasi," tomonidan va oxirida rioya qilinishi kerak keyin imzo, masalan, chap "Best regards, brick Butrus Ivanovich."

ish yuritish bilan qutlar ekan,

hurmat bir jest ish kommunikatsiyalari har jihatdan juda muhim ahamiyatga ega, deb, bu payt biz yanada, uning Mavzu hal kerak. Optimal tabrik so'z "Xayrli tong" yoki "Salom". oluvchi uzoq kelib tushgan kundan maktubni o'qib mumkin ibora "Xayrli kun" yoki "Xayrli tong" foydalanishda e-mail, yuborgan chegaralari bilan ish yuritish. Bundan tashqari, ishlatiladigan so'zlashuv ifodalar salom foydalanish to'g'ri emas tasodifiy suhbat.

Xush kelibsiz so'zlar yoki iboralar ismi, otasining ismi bilan oluvchiga qilinishi kerak keyin, jo'natuvchi nomi noma'lum bo'lsa, deb, bu nuqta o'tkazib yuborish mumkin. tabrik so'zida keyin xat maqsad taqdimotiga ko'chirishingiz mumkin.

e-pochta orqali ish yuritish Qo'shilgan

yozma asosiy maqsadi hikoya va mavzu taqdimoti, balki fayl boshqaruvini yozilgan nafaqat bo'lsa, u birinchi navbatda moslamalarni yuborish uchun, tayoq yaxshi bo'ladi. Bu tez-tez xat matnida savol mohiyatini bayon tufayli hato ko'p nakliyatçılar, zarur investitsiyalar qo'shishingiz unutib bo'ladi. Bu sovuqqonlik salbiy jo'natuvchining biznes tadbirkorlik obro'siga ta'sir qilishi mumkin.

E-mail taniladigan va qisqa bo'lishi kerak

e-mail qoidalar bilan ish yozishmalar jo`natuvchi ismi haqida to'g'ri ma'lumot olib kerak taniladigan e-mail nomini, ega bo'lishi jo'natuvchiga talab qiladi. Juda qisqa emas, balki elektron manzili norasmiy ifodalarini yoki so'zlarni, masalan, e-mail «limon_petya» ko'rsatilgan ahmoq, rasmiy xat va murojaatlarini, qarash. Bu kattalar uchun juda noloyiq ko'rinadi. biznes uchun yozishmalar alohida email manzilini yaratish va elektron pochta orqali ish yozishmalarni odob-axloq qoidalariga rioya qilish yaxshidir.

javob Tez funktsiyasi Javob (Javob) yordamida ilgari xat oldi

:) Re Foydalanuvchining avvalroq xabar yuborgan shaxsga jo'natiladi javob berish uchun tez yo'l beradi kabi funktsiyasi yoki Response (qisqartirilgan shaklda ko'rinadi Javob. Bu erda, shuningdek, ma'lum bir mavzu bo'yicha shaxs bilan oldingi suhbatni o'qish uchun bir universal ariza bor. Lekin e-pochta ish yuritish qoidalari sirtqi muhokama vaqti o'zgartirildi da bo'lsa, ish yozma mavzusini qayta nomlash uchun jo'natuvchiga talab qiladi.

bir ish maktub yuborib oldin Imlo va tinish uchun yozayotgan redaksiyon lozim

E-mail oson ma'lumot almashish imkonini beradi, lekin tan beparvo xato jo'natuvchining ishonchni ta'sir qilishi mumkin, deb ish yozishmalar, rus tili qoidalarini beparvo bo'lmasligi kerak. Agar elektron pochta yuborish oldin, siz matn bir necha marta ko'rish va to'la ofograficheskih va tinish xatolar uchun nazorat qilish kerak. so'zlar qizil qayd siz e'tibor kerak, shuning uchun ko'p e-mail mijozlari, bir imloni tekshirish xususiyati bor. to'g'ri yozilishini shubhada bo'lsangiz, Internet yordam so'rash yoki matn terish lug'at yordamida imloni tekshirish kerak.

oluvchi faoliyat so'nggi navbatida to'ldirilgan bo'lishi kerak

yuborishdan oldin bir ish maktubining maqsad manzilini tugallanmagan yoki düzenlenmemiş harflar vaqt Nik yakunlandi lozim yuborish oldini olish uchun. Bu qoida, shuningdek, e-pochta orqali ish yuritish asoslari kiritilgan. Bundan oldin qabul qiluvchi tomonidan ishlatiladigan ro'yxatini taklif qilish sohalar Destination e-pochta to'ldirib, u ham adashib qiluvchi tomonidan tuzilgan biznes-xat yuborish emas, balki maqsadida o'z Mavzu hal kerak bo'ladi.

bir ish maktub qurish

Matn qurish qoidalari qog'oz, balki e-pochta orqali ish yuritish qoidalariga nafaqat qo'llaniladi. Qabul qiluvchining ekranda matnli xabarlar katta miqdorda o'qishni Bu har doim qulay emas. Matn mantiqiy kichik xat hosil qilish sindirish va ish maktublar murakkab matn takliflarini yozma oldini olish uchun bo'lishi kerak, bu nuqtaga soddalashtirish uchun. bir ish maktubida bitta jumla optimal uzunligi o'n besh so'z ko'p bo'lmagan bo'lishi kerak.

biznes xat mohiyati mohiyati bo'yicha berilishi kerak

bir ish maktubida bu mavzuni tashqari, qabul qiluvchi qiziqish va aniq birinchi va tanasi matni ikkinchi hukmni ham shakllantirish lozim. jo`natuvchi vazifasi u oluvchiga murojaat qaysi muammo yoki masalani yozib boshida taqdim etish hisoblanadi. birinchi jumla, u bir ish xat yuboriladi maqsadi belgilangan bo'lishi kerak. Namuna: "Sizga shuni ma'lum qilamizki shartnoma 02.01.2017 yil №45 ostida javobgarlik shartlari," poyoniga hajm materiallar "qo'yib to'g'risida. shartnoma uzaytirish uchun, siz hujjatlar ikkinchi paketini taqdim kerak. " tayinlangan maqsadli qabul qiluvchi tufayli bir ish xat asosiy g'oyasini tushunish ega. harflar juda katta matn bo'lsa, u bir matn hujjat shaklida investitsiya funktsiyani ilova ta'sis bejiz yaxshi, lekin bir matn qutisi bilan bir ish maktub yoritgan kuzatuvchi insho uchun chap bo'lishi kerak. Namuna: Mac-amaliyot "Men xat elektron nusxasini joriy sizni yuboryapman" ". muddatining bir maktubida "asosiy qismi materiallari qo'yib to'g'risida", shartnoma 01.02.2017 yil №45 uzaytirish to'g'risidagi qaror xabardor qiling. "

har bir ish elektron pochta uchun javob berdi kerak

ish yuritish salbiy misollar oluvchi baribir sabablarga ko'ra ish xat, mensimaydi, bor. Ba'zan u aslida javob tufayli muayyan vaziyatlarda berilishi mumkin emas, masalan, muddatli muammosiga yechim bir necha kun o'tishi mumkin, yoki qabul qiluvchining fikrlash va darhol savolga javob bera olmaydi holatlar bo'lishi mumkin. Bu holda, masala bo'yicha qisqa fikr, masalan, "Salom, Butrus Ivanovich berilishi kerak. Men sizning maktub oldik, lekin bugun men Buyuklardan bilan maslahatlashing kerak, chunki qiyin, javob topishingiz mumkin. Men bizning kompaniya bosh direktori uchun masalani hisobot beradi va hafta oxirigacha rasmiy javob beradi. Hurmat, Sales Manager Belov Ivan Gennadevich. "

Bu hech qanday javob uch ish kuni mobaynida beriladi bo'lsa, qabul qiluvchining ish maktubning sukunat beparvo yoki rad etish, deb taxmin qilish mumkin, aslida jo'natuvchi bilan muloqot qilish uchun, bu eslash o'rinlidir.

javob maktubini tuzishda kerak ko'tardi barcha savollarga javob

xat biznes xati Natijaviy matn mavjud önceliklendirilmesi, savollarga javob berishi lozim maktub tuzish paytida, belgi so'rarmiz sal nomiga bo'lsa. Savollar berildi bo'lsa, jo'natuvchi aniq javob olish uchun kutmoqda. Agar sanoqli kerak emas xat javob tuzish, siz faqat tartibda fikrlarini izhor qilish kerak. Barcha bu savollarga javob berish uchun, avval bir necha marta bir ish maktubni qabul qayta o'qish kerak, va juda ko'p savollarga bo'lsa, u bedarak oldini olish uchun, alohida-alohida, ularni yozish uchun eng yaxshi hisoblanadi. Agar siz bu savollarning ba'zi javob beradi olmasa, u qanday bo'lishidan qat'iy nazar sabablarga ko'ra Ayni da, javob berilmaydi, deb ishora qilish kerak.

yoritmoq, hissiy dizayn suiiste'mol va xarfdan qilmang

u kuladi shaklida norasmiy belgilari yordamida, jo'natuvchiga suyultiriladi ish yuritish, salbiy misollar bor. Ularning foydalanish, ijtimoiy tarmoq da mashhur, lekin ish yozishmalar qoidalari oluvchi haqiqiy qiymatini bilish mumkin emas, chunki, his-tuyg'u kabi tasvirlarni xush kelibsiz, va unga tushunarsiz deb tinish xatolar majmuini ularni qabul bo'lmaydi.

Bu, shuningdek, harflar bilan matn yozish voz arziydi. Internetda harflar bilan yozilgan so'zlarning majmui "iboralarni baqirib" deb nomlangan va bu kabi so'zlar tez-tez salbiy rang olib bormoqda. elektron biznes xat o'qish Oluvchi ma'no idrok qilish zararli bo'ladi salbiy shrift ko'rib chiqilishi mumkin. biznes harfi ", bir nuqtaga muhimligini ta'kidlab, masalan kirish iboralar yaxshiroq foydalanish, qilish" siz hech keyinchalik 10/02/2017 yilga nisbatan shartnoma uzaytirish uchun hujjatlar paketini taqdim kerak, iltimos, unutmang, "yoki zarur tadbirda bu hujjatlarni qayd Iltimos, shartnoma uzaytirish 10.02.2017 yil oldin taqdim etilishi lozim. "

Bu e-pochta orqali nozik ma'lumotlarni uzatish uchun zarur emas

shaxsiy yoki maxfiy ma'lumotlarni uzatish uchun o'z maqsadlari uchun foydalanish hackerlar axborot tomonidan ushlab xavfi bor, deb, elektron pochta hisob tark qilish afzaldir. Bunday axborot o'z ichiga olishi mumkin: telefon raqamlari, kredit kartalari, shaxsiy bank hisob va boshqalar parollarni Bu axborot server mail agent va o'g'irlangan bo'lishi mumkin xakerlik taqdirda saqlanadi, deb eslash muhim emas ...

xat shart jo'natuvchi imzosi bo'lishi lozim

Yuqorida aytib o'tilganidek, har bir yuborilgan email rida imzo bo'lishi kerak. Ko'pincha ishlab chiquvchilari joy, nomi va aloqa telefon raqami bo'yicha ma'lumotlarni kiritishingiz mumkin bo'lgan Imzo blok, joriy pochta qutilarini. Keyinchalik, birlik, avtomatik ravishda yozib soddalashtirish har bir elektron pochta, oxirida paydo bo'ladi. Bu oluvchi jo'natuvchiga to'g'ri manzilga xat bilan javob ega bo'lgan imzo yaratish muhim ahamiyatga ega. imzo misol, bu kabi qarash mumkin: "Hurmat bilan, Sales boshlig'i Petrov Nikolay Aleksandrovich, +79810000000."

xulosa, u e-pochta orqali ish bo'yicha qanday tushunish uchun, u qo'shimcha va murakkab elementlari rivojlantirish uchun zarur emas deb ta'kidlash lozim. Bu faqat etiket asosiy qoidalarga rioya va rus tilida qoidalarini hurmat qilish kerak.