Rasmiy hujjat nima? Tushunchasi va turlari

Hujjatlar uzoq vaqtdan beri mavjud. Ular yozuv bilan birga paydo bo'lishdi. Hujjatlarning asosiy funktsiyalari - ma'lumotni joylashtirish va keyinchalik uzatish, axborotni yozish va ularni saqlash. Ushbu vazifalarni bajarishda turli xil, jumladan, rasmiy hujjatlar qo'llaniladi. Ular foydalanadigan ijtimoiy hayot sohalari juda xilma-xildir.

Tasnifi

Yuqorida aytib o'tilganidek, rasmiy hujjatlar , shu jumladan, hayotning turli sohalari qo'llaniladi . еще существуют носители информации? Qanday boshqa ommaviy axborot vositalari bor? Qog'oz shaxsiy bo'lishi mumkin. Bunday hujjatlar rasmiy faoliyatdan tashqari yoki davlat vazifalarini bajarishdan iborat. Ular orasida yozishmalar, jurnallar, xotiralar mavjud.

Rasmiy hujjat

– страна с особым государственным устройством. Rossiya maxsus davlat tuzilmasi bo'lgan davlatdir. Uning hududida qonunlar, hokimiyat organlari, davlat organlari mavjud. . Rasmiy normativ hujjatlar ushbu hujjatlar uchun asos bo'lib xizmat qiladi. Ushbu hujjatlar institutlarning ishlash tartibi, ularning vakolatlari chegaralari, majburiyatlari, huquqlari, mansabdor shaxslarning javobgarligini belgilaydi. Ularning yaratilishi juda og'ir va mehnatsevar ish. являются законы, стандарты, правила, приказы, распоряжения и проч. Rasmiy hujjatlar qonunlar, standartlar, qoidalar, buyruqlar, buyruqlar va boshqalar. Ularning ko'pchiligi boshqaruvchidir.

Hujjatlar turlari

Axborotni qayd etish usuliga qarab, quyidagilar tanlanadi:

1. Matn hujjati. Bu og'zaki tabiatning mavjudligi haqidagi akt. Har qanday tovush tizimi yoki har qanday harf bilan yoziladi .
2. Elektron hujjat. акт, созданный и читаемый с использованием компьютера. Bu kompyuter yordamida yaratilgan va o'qilgan xat.
3. Yozildi, rasmiy hujjat. акт, создание которого осуществляется с использованием технических средств. Bu texnik vositalar yordamida amalga oshiriladigan harakatdir.
4. Qo'lda yozilgan rasmiy hujjat. бумага, в которой знаки наносятся от руки. Bu yozuvlar qo'llar bilan belgilanadigan qog'oz.

Ushbu turdagi toifalar korxonalar va muassasalar faoliyatida qo'llaniladi. Ofis xizmatlari hujjatlarni qayta ishlash va saqlashni amalga oshiradi.

Boshqaruv hujjatlari

Korxona ma'muriy apparati yoki hokimiyatga munosabatiga qarab, hujjatlar quyidagilardan iborat:

1. Kiruvchi.
2. Ichki.
3. Chiqish.

Hukumatlar erkin foydalanish cheklovlari darajasida ham farqlanadi. Shu asosda hujjatlar alohida ajratilgan:

1. Yashirin. Ular maxsus marka bilan belgilanadi. Bunday hujjatlar bilan ishlash uchun sizga maxsus ruxsatnoma kerak.
2. Oddiy.
3. Xizmatdan foydalanish. Ushbu hujjatlar shuningdek tegishli marka bilan belgilanadi. Ular hokimiyat yoki korxona xodimlari tomonidan foydalaniladi.

Haqiqiylik darajasi

Shu asosda hujjatlar quyidagilarga bo'linadi:

1. Skriptlar.
2. Ko'paytirish.
3. Nusxalar.

Qonunning asl nusxasi qonuniy kuchga ega bo'lgan birinchi yoki yagona nusxa. Hujjat rasmiy shaxsning rasmiy imzosi, tasdiqlash shtampi, muhr bosma belgisi bilan tasdiqlangan va ro'yxatga olish indeksiga ega. Asl ma'lumotlarda uning ishonchliligi mutlaqo tasdiqlanmaydi. Misol uchun, bu joy, yaratilish vaqti haqida ma'lumot bo'lishi mumkin. Duplicate - asl nusxasi. Ushbu hujjatda ham qonuniy kuchga ega. Aslini yo'qotib qo'ygan taqdirda beriladi. Replikatsiya asl ma'lumotning butunlay takrorlangani, uning tashqi belgilaridan iborat. Biroq, u qonuniy kuchga ega emas. Nusxada uning asl nusxasiga muvofiqligi tasdiqlangan maxsus rekvizitlar bo'lishi mumkin. Bunday holda u qonuniy kuchga ega bo'ladi.

Saqlash va uzatish usuli

Har bir rasmiy hujjat uchun bu o'z vaqtini arxivda o'rnatadi. Hodisalar doimiy, vaqtinchalik (10 yilgacha) yoki uzoq muddatli (10 yildan ortiq) saqlash bo'lishi mumkin. Terim Federal Arxivlar tomonidan belgilanadi va hujjatlar ro'yxatiga kiritiladi. Etkazish usuliga qarab ular quyidagilardan farq qiladi:

1. Harflar.
2. Telefonogrammalar.
3. Telegrammalar.
4. Faksogramma.
5. Telekslar.
6. Elektron xabarlar.

Mundarija

Har bir rasmiy hujjat ma'lum maqsadlar uchun ishlatiladi. Kontentga bog'liq boshqarish faoliyati quyidagilar bo'lishi mumkin:

1. Tashkiliy va boshqaruv. Xususan, nizomlar, qarorlar, buyruqlar, qarorlar, ko'rsatmalar, nizomlar, kadrlar va boshqalar kiradi.
2. Malumot va axborot. Ushbu bo'limga telegrammalar, xatlar, tushuntirish yozuvlari, xizmat ko'rsatmalari, memorandumlar, aktlar, sertifikatlar va shu kabilar kiradi.
3. Xodimlar haqidagi maqolalar. Ular orasida shaxsiy fayllar, buyurtmalar, ishchi daftarlari, ilovalar, shartnomalar, xulosalar, so'rovnomalar, tavsiflar va boshqalar kiradi.

Tuzilishi

Rasmiy hujjatni tashkil etuvchi ikkita qism mavjud. Bu axborot va huquqiy element. 70-yillarning boshlarida. Arxivga yangi kontseptsiya kiritildi. Bu "hujjatli axborot" atamasi bo'ldi. Buni ommaviy axborot sifatida tushunish yoki inson fikrlash shakllari va turli ma'lumotlarning turlari darajasida qayta ishlash va qayta ishlash va saqlash uchun moddiy tashuvchida saqlangan bo'lishi kerak. Hujjatning mavjud ta'riflarini tahlil qilib, uning talqiniga bir necha yondashuvlar ajratildi. U:

1. Moddiy ob'ekt.
2. Axborot tashuvchisi.
3. Hujjatlangan ma'lumot.

Uchrashuv

Amalda qo'llaniladigan ta'riflar uning axborot mazmunini ta'kidlaydi. Axborotni aks ettiruvchi xatti-harakatlar ularning saqlanishini va to'planishini ta'minlaydi. Shu bilan birga, hujjat axborotni boshqa shaxslarga uzatishni, uni qayta ishlatish imkoniyatini nazarda tutadi. Ma'lumot tashuvchisi sifatida faoliyat yuritadigan har qanday kompaniya, tashkilot yoki korxona ichki tashkilotining ajralmas qismi hisoblanadi. Ma'lumotlar ma'muriy qarorlar qabul qilishda ishlatiladi, ularning ijro etilishining dalili va axborotni umumlashtirish manbai sifatida ishlatiladi. Bundan tashqari, hujjatlar hujjat va qidiruv faoliyati uchun material sifatida qo'llaniladi. Boshqarish doirasida, u ishning maqsadi va uning natijasi hisoblanadi, chunki qaror qabul qilinib, qarorda qayd etilgan.

Rekvizitlar

Ular har bir hujjatda mavjud bo'lgan majburiy elementlardir. Xususan, ular quyidagilarni o'z ichiga oladi:

1. Ism.
2. Matn.
3. Sana.
4. Ruxsat.
5. Tasdiqlash / tasdiqlash griffosi.
6. Alıcı va boshqalar.

Turli xil harakatlarda turli xil rekvizitlar mavjud. Ularning soni hujjatni yaratish, mazmunga, maqsadga va boshqa omillarga qo'yiladigan talablar bilan belgilanadi. Ko'pgina hujjatlarda rekvizitlar soni keskin cheklangan. Agar xat-harakatda majburiy elementlardan birortasi yo'q yoki noto'g'ri ko'rsatilsa, u bekor deb topilishi mumkin.